Como fazer um Road Book e para que serve?

Road Book

Um road book será o teu melhor amigo quando andas na estrada. Um road book irá detalhar toda a informação necessária sobre a logística do espetáculo. Aqui estarão descritos em detalhe desde os horários, locais e pontos de contacto.
Normalmente, este documento é construído pelo road manager ou pelo tour manager e a sua principal função é compilar toda a informação necessária em apenas uma ou duas páginas A4. Este documento poderá ser enviado à banda para que tome conhecimento. Normalmente, é criado um road book para cada concerto.
É claro que se vais tocar nas festas da tua freguesia, este documento não é necessário mas gosto sempre de o fazer para garantir que toda a equipa fica alinhada. É natural que quanto mais pessoas e meios técnicos envolver a tour, mais complexo ficará este documento.

Entre os pontos básicos a destacar neste book tour estão:

Informações gerais

  • Data
  • Banda (para o caso de teres mais que uma na tua agência)
  • Nome da sala de espetáculo (ou local)
  • Morada da sala de espetáculo
  • Contacto telefónico do espaço
  • Nome do palco ou sala (para o caso de haver mais que um)

Informações da equipa

  • Contactos de todos os envolvidos no concerto/tour, desde os músicos aos técnicos.

Produtor do Evento

  • Nome do produtor do evento ou responsável do espaço
  • Contacto telefónico
  • E-mail

Montagens

  • Horário do load in
  • Morada de entrada de material
  • É possível entrada de carrinhas?
  • Local onde vão ficar o(s) carros durante o teste de som
  • Horário de início do teste de som
  • Horário de fim do teste de som

Atuação

  • Horário de atuação
  • Nome de outras bandas que vão atuar também.
  • Contacto de outras bandas que vão atuar.
  • Horário das desmontagens
  • Horário do load out para a carrinha
  • Horário de partida/regresso

Condições

  • Cachet acordado
  • Condições de pagamento acordadas (antes do espetáculo, depois do espetáculo, comprovativo de transferência, etc)
  • Condições de cachet (em caso de divisão de porta ou outro tipo de pagamento).
Leva sempre impresso e anexado a este documento, uma cópia do contrato ou do e-mail que adjudica o espetáculo e menciona todas as condições.

Estadia

  • Nome, morada e contacto telefónico do hotel.
  • Número e nome em que está a reserva
  • Número de quartos pedidos
  • Tipo de quartos negociados
  • Horário do check in
  • Horário do check out previsto
Leva sempre anexado o e-mail que comprova a reserva e o valor negociado (no caso de não ser o produtor a negociar) 

Alimentação 

  • Está negociado jantar para a comitiva? Se sim, onde vão jantar?
  • Como se vão deslocar até lá? Como voltam?
  • Qual o horário?
  • O que está incluído no menu?
  • Na tua estadia, o pequeno almoço está incluído?
  • Se sim, onde é?
  • Se não, onde podem tomar o pequeno almoço perto? Confirma se abre no dia em questão.

Merch

  • Existe autorização para vender merchandising?
  • Qual o local destinado?
  • Existe comissão para o espaço? Se sim, quant?
  • Quem ficará responsável pela venda?

Deslocação

Inclui no book tour o tempo estimado para cada deslocação
Deverás anexar um itinerário que mostre a deslocação. Utiliza o google maps para isso.

Promoção

  • Existem entrevistas marcadas?
  • Se sim, onde? A que horas, principais tópicos da entrevista (para o artista se preparar) e como é feita a deslocação até lá.
  • Inclui também contactos do jornalista   E do meio de comunicação.
  • Está marcada uma sessão de autógrafos marcada? Quando? Onde? A que horas?
  • Existe sessão de fotografias depois do espetáculo? Se sim, qual será o local? Quem é a pessoa responsável pela promoção?

Pessoalmente gosto de introduzir logo no início ou numa das laterais, um cronograma resumo com que se vai passar e a horas durante toda a atuação. Assim conseguimos ter uma visão global de todo o percurso.

Exemplo:

  • 09:00 – Partida de Lisboa
  • 13:00 – Chegada ao Porto e Almoço
  • 15:00 – Load In
  • 16:00 – Sound Check
  • 17:30 – Fim do Sound Check e partida para hotel
Quando estive a pesquisar para escrever este artigo, encontrei outros pontos que considero que poderão estar presentes caso exista essa informação.
1) Há alguém importante que esteja na plateia? Se sim, quem?
2) Está planeado partilhar instrumentos com outra banda? Se sim, que instrumentos?
3) Existe Guest list
É claro que um road book pode sempre adaptado e alterado.  Eu recomendo a impressão de pelo menos uma cópia deste road book. Hoje em dia com a facilidade dos telemóveis e com o acesso à net em qualquer lugar caímos no risco de confiar demasiado nas tecnologias. Nada como ter ali à mão os contactos e informações importantes sem depender de terceiros.

Ajuda-me a melhorar este artigo e envia-me as tuas sugestões para joao@tuff.pt

Até já!

João Moura de Paiva

Managing Partner @ tuff Agency